Kasstroom analyse op project basis

forecast,corporate planner,ipad,calender,finance,controller, cashflow analyse, cash flow,

Veel bedrijven in de bouw werken op projectbasis. Na het binnenhalen van een aanbesteding geeft dit verwachte kasstromen voor een langere periode. Dit kan een project zijn in de projectontwikkeling in welke vorm dan ook. Om deze goed in de hand te houden, en om te zorgen dat we onderbouwde investeringsbeslissingen kunnen nemen, realiseren we een kasstroomoverzicht. 60 % van de finance leaders zien het managen van deze kasstromen als hun belangrijkste taak. Wij zien dat dit in het bijzonder belangrijk is voor een branche als de bouw, waar kapitaal een van de belangrijkste productiefactoren is. Wanneer kapitaal belangrijk is, moeten we onszelf de vraag stellen; zijn we voldoende in control als we enkel op organisatieniveau de stromen inzichtelijk hebben?

Projectenplanning

Het kan zijn dat er, naast de start- en eindedatum van een project, verschillende project-mijlpalen zijn die ieder hun invloed hebben op het kasstroomverloop. Een wijziging van een van deze datums heeft tot gevolg dat de geprognosticeerde lijn ietwat afwijkt. Om de kasstroom juist weer te geven moet deze consequent worden bijgewerkt om de daadwerkelijke inschatting te zien. Dit bijhouden met handmatige verwerking is omslachtig en inefficiënt, zeker wanneer er tot meer detail op projectniveau inzicht verkregen moet worden. Om in control te blijven is het wel wenselijk deze verwerking te doen.

Realisatie kasstroomoverzicht

Om de kasstromen op te tellen is wat knip- en plakwerk vereist. Om dit eens per kwartaal, op bedrijfsniveau, bij te werken is in de meeste gevallen te overzien. Het geeft een prima indruk of de organisatie in zijn geheel er goed voor staat en zal blijven staan. Maar op het moment dat je wil verbeteren of bijsturen in moeilijke tijden, dan moet je kunnen inzoomen op de problemen per project. Met name voor kapitaalsintensieve project gestuurde organisaties is het noodzakelijk om zeer frequent een kasstroomoverzicht dat bijgewerkt is beschikbaar te hebben. Door op projectniveau altijd een up-to-date kasstroomoverzicht te hebben, ben je in staat om snel te schakelen met de juiste informatie en dus betere beslissingen te nemen. De realisatie van een dergelijk overzicht zal leiden tot constante iteraties. Het verwerken daarvan kost tijd en is inefficiënt, zeker wanneer er niet met meerdere collega’s tegelijk kan worden gewerkt aan dezelfde cijfers.Wanneer de projectleiders hun gegevens digitaal vastleggen kun je met vaste rekenregels de kasstroomoverzichten automatiseren. Eenmaal ingericht maakt het niet meer uit tot welk niveau de analyse dient te gaan.

Rust om terug te kijken

Wij zien dat er nog steeds veel bedrijven zijn die kiezen voor een handmatige verwerking van de kasstromen. Een opzet zoals hierboven waar op projectniveau inzicht is wordt dan een tijdrovend en bewerkelijk proces. Zeker als je dit op detailniveau wenst in te zien en terug wil kijken naar de eerder gebudgetteerde cijfers. In de waan van de dag is er vaak geen tijd om terug kijken om vervolgens beter vooruit te kunnen kijken. Een automatiseringsslag kan hier uitkomst bieden.

Actief de kasstromen beïnvloeden

In plaats van reactief te acteren, kunnen we ook voorbereiden op wat komen gaat. Ondanks dat dit veelal gezien wordt als de belangrijkste taak, voelt meer dan 70% van de finance leaders zich meer reactief dan proactief ¹. Door scenario’s uit te werken en die toe te passen op de geforecaste kasstroom kunnen we incidenten voor zijn. Voor ieder bedrijf zijn er zat scenario’s te vinden. Bijvoorbeeld wanneer er door hevige vorst geen paal de grond in kan, liggen mogelijk veel projecten die tijd stil. Door de gevolgen, verschuivende mijlpalen en wijzigende start/einddatums, heeft dat zeer zeker consequenties voor de kasstroom. Het is goed om dit vooraf inzichtelijk te hebben en een afweging te maken waartoe dergelijke hinder kan leiden. Het zou een goed voorbeeld zijn hoe finance, met best- en worst case scenario’s, de business assertief ondersteunt zodat de business op finance-gebied hier geen last van heeft.

Corporate Performance Management

CP Air, Corporate Planning, Corproate Planner, CPM, Finance, Corporate performance management softwareHet realiseren van een kasstroomoverzicht geopteerd in dit blog kan gemakkelijk ondersteund worden met Corporate Performance Management Software. Corporate Planner is zo’n tool. Het haalt de cijfers automatisch uit de bron, of dat nu een database, data warehouse of toch nog Excel is. Met de juiste rekenregels, dezelfde die u nu waarschijnlijk ook al gebruikt, wordt het kasstroomoverzicht voor u gegenereerd. Iedere wijziging van de onderliggende cijfers zal zo direct worden doorgerekend, niet alleen op totaalniveau, maar tot op projectniveau. Zo geeft dat je de mogelijkheid daadwerkelijk mee te praten en te denken met de business om zo het kapitaal zo nuttig en efficiënt mogelijk in te zetten.

 

[1] Bron: Vanson Bourne, Finance Leader Report 2016