Geïntegreerde financiële verslaggeving

corporate planner, e-mergo, planning-control.nl, computer, finance,ifp,integrated financial planning,ifp,cpm,corporate performance management software

Finance professionals adopteren op grote schaal technologieën die hen helpen efficiëntie te winnen bij de integratie van informatie uit verschillende bronnen, dit tot ver buiten het grootboek. Deze ontwikkelingen stellen ​​finance professionals in staat om tijdrovende en omslachtige taken te automatiseren. Uit recent onderzoek[1] blijkt echter dat finance professionals gemiddeld minimaal 1 dag in de week bezig zijn met administratieve taken. Behoor jij ook tot die categorie? Wellicht is Integrated Financial Planning(IFP) dan iets voor jou.

‘Heb jij de budgetten al opgestuurd?’

Veel controllers zijn wekelijks bezig met het op orde brengen van de gegevens. Opgeteld kost dit ongeveer één dag in de week. Zonde, want het betreffen vooral repeterende taken die volgens vaste regels uitgevoerd dienen te worden, oftewel potentieel geautomatiseerde taken. We denken daarbij aan:

-Bladeren door bestanden of op jacht naar losse eindjes
-Opnieuw samenvoegen van gegevens in spreadsheets en financiële systemen
-Handmatig controleren van rapporten op juistheid en compliance
-Omgaan met interne en externe verzoeken

Over het algemeen betreffen dit niet de meest uitdagende werkzaamheden en steken controllers liever hun energie in taken waarbij hun kennis en kunde waarde toevoegen. Dit werkt niet motiverend en is zeker niet efficiënt. Ook de business case is snel gebouwd als we moeten kijken naar wat de kosten zijn van 1/5 van een dergelijke FTE.

Gedoogd inefficiënt werken

Een inefficiënte werkwijze is voor geen enkele organisatie ideaal. Deze werkwijze wordt echter vaak gedoogd door het feit dat we onze financiële inzichten niet ieder moment up-to-date moeten hebben. Dit geeft daarom niet direct een aanleiding om zaken anders aan te pakken. Als we buiten de finance kijken zien we dat de time-to-market steeds sneller wordt. Met de groeiende beschikbaarheid van Business Intelligence zijn business users in staat zelf rapporten te standaardiseren en te automatiseren. Informatie wordt zo makkelijker, en vele malen actueler, inzichtelijk. Dit vraagt ook om meer flexibiliteit bij de vraagbaak van de organisatie. Van finance wordt verwacht dat er direct gereageerd kan worden op vragen zowel intern als extern. Het is dan fijn om te weten dat de zaakjes altijd netjes op orde zijn en de gelegenheid er is om ook daadwerkelijk op zoek te gaan naar de antwoorden, zonder eerst de data in te moeten kloppen. Dit zal de vraag voor een nieuwe werkwijze versterken.

Verschuiving naar Business Partner

De verhoogde eis aan de deliverables van de finance afdelingen past bij een trend die al jaren geleden zijn intrede heeft gedaan; het worden van business partner. Niet alleen het beheer van de financiën maar ook het meedenken en bijsturen van de koers is een taak van finance. Daar waar de business steeds sneller op de hoogte is, zal het ook meer en vaker vragen hebben. Om aan deze wens te voldoen is een winst in efficiëntie essentieel. Het automatiseren van de eerder genoemde taken zou een dag aan tijdswinst kunnen opleveren. Dit is iets waar de controller wel raad mee weet gezien zijn toch al volle takenpakket.

Integrated Financial Planning

Om in deze efficiëntieslag te voorzien is er IFP software. Het overhalen van de operationele data en het verwerken volgens een rekeningschema in een W&V, Balans en Kasstroom kan allemaal geautomatiseerd worden met IFP-software. Zo dient een controller enkel toe te zien op de juistheid en worden handmatige slagen zoveel mogelijk geautomatiseerd. De doorlooptijd wordt zo nihil, zeker vergeleken met de 27%[2] van de organisaties waar het realiseren van de W&V, Balans en Kasstroom ieder kwartaal enkele weken duurt.

Het automatisch verwerken van de cijfers heeft, naast de winst in efficiëntie, nog meerdere voordelen. Met up-to-date data is het mogelijk middels IFP-software prognoses en ‘what-if’ analyses on-demand te realiseren, zonder zelf toevoegingen te doen. Dat maakt het mogelijk voor beleidsmakers om effectief risico’s te verminderen en tegelijkertijd de lange termijn doelen te bewaken. Het zorgt voor een robuust proces, dat altijd op dezelfde wijze wordt uitgevoerd en daardoor indien nodig makkelijk over te dragen is. Het geeft ook de mogelijkheid om met verschillende collega’s tegelijk, decentraal te werken met dezelfde up-to-date cijfers. Een bijkomend voordeel is het heldere auditproces, de duidelijke organisatorische richtlijnen, met duidelijke verantwoordelijkheden en governance.

Driver-based Planning

Het toepassen van de hierboven beschreven concepten kunnen helpen om planningsprocessen effectiever en efficiënter te maken. Maak gebruik van de moderne planningsmodules die IFP biedt; driver-based planning, simulaties, en draag bij aan het verbeteren van de resultaten van vele verschillende aspecten van uw planningsinspanningen. IFP oplossingen vormen een essentiële basis om optimaal ondersteuning te bieden aan de technische en functionele aspecten van de planning. Actuele trends zoals self-service, decentraal werken bieden extra mogelijkheden om de planning efficiëntie en kwaliteit te verhogen.

 

[1] Bron: Vanson Bourne, Finance Leader Report 2016

[2] Bron: Vanson Bourne, Finance Leader Report 2016