Forecasten op projectniveau

cpm,corporate planner, forecast,forecasten,forecast software,projecten,

Met een forecast probeer je een realistisch, zo objectief mogelijk, beeld te schetsen van de performance voor een bepaalde periode. Deze ingeschatte performance kan naar wens zijn, maar wanneer dit niet het geval is moet er bijgestuurd worden. Dit dienen we zo accuraat mogelijk met de meest actuele informatie te doen. Een aantal zaken kunnen daarbij helpen, denk hierbij aan een hogere frequentie van forecasting of in meer detail forecasten. Uiteraard zijn de juiste frequentie en het juiste detailniveau afhankelijk de omstandigheden; van de doorlooptijd van projecten, de bewegelijkheid van de markt en andere business drivers.

Forecasten in de bouw

In de bouw wordt veelal op projectbasis gewerkt. Projecten worden over het algemeen goed doorgerekend in een projectaanpak, haalbaarheidsanalyse of in de stichtingskosten. Uit deze berekeningen komt een verwachting welke resulteert in een bepaalde inzet van mens, materieel en kapitaal. Deze schaarse middelen moeten zo goed en efficiënt mogelijk worden ingezet. Het frequent forecasten is hierbij noodzakelijk.

Laat ad-hoc analyses niet ondersneeuwen

Dagelijkse komen business vraagstukken over de investeringsmogelijkheden, beschikbaarheid van mensen etc. Veel van deze vragen kan de finance afdeling beantwoorden nadat de cijfers zijn opgehaald, bewerkt en geanalyseerd. Werkbaar, maar niet ideaal. In de praktijk zien we veelal dat dit ondersneeuwt door de hoeveelheid werk die er al ligt. Het ad-hoc analyseren wordt dan een ongewenste en tijdrovende extra taak.

Kan het anders?

De analyse blijft noodzakelijk, maar de stappen die hier aan vooraf gaan kunnen worden geautomatiseerd. De analyse kan in dat geval altijd met de meest recente cijfers worden voltooid,  zonder de gebruikelijke tussenstappen van data vergaren, aanpassen en verwerken. Automatisch de verwachtingen vanuit de business inzien, deze challengen en verwerken, geeft meer consensus en leidt nagenoeg altijd tot betere forecasts.

Waar gaan wij dan naar kijken?

Alle kwantitatieve gegevens kunnen geforecast worden. De ene variabele is daarbij belangrijker dan de andere. Het forecasten van de belangrijkste businessdrivers is daarbij essentieel. Voor een projectontwikkelaar zal de aankoop van veel grondposities ongetwijfeld leiden tot een groei in projecten binnen een afzienbare periode. Vragen die daarbij de kop opsteken zijn; ‘kan ik dat aan met mijn huidige werknemersbestand?’ en ‘hebben we voldoende kapitaal om dat te financieren?’ Er zijn uiteraard legio voorbeelden te verzinnen, maar keer op keer zal blijken dat het erg handig is als je snel en makkelijk bij de informatie kan om die keuzes te maken.

Hoe kan ik gericht forecasten?

Het ene project is het andere niet en dat geldt ook zeker voor de forecast. Kijken we naar kapitaal, dan hebben we het bijvoorbeeld over de aanneemsom, deze kan op meerdere manieren in de tijd worden uitgezet. Is lineair passend, dan is dat uiteraard prima, echter in de praktijk valt op dat een s-curve dichter aan de realiteit grenst. Door constant automatisch te forecasten en consequent terug te kijken en te reflecteren kunnen de forecasts aangescherpt worden om steeds nauwkeuriger te schatten. Zo loont het om de gebudgetteerde, daadwerkelijke en geforecaste cijfers met elkaar te vergelijken en afwijkingen te signaleren. Daarnaast kun je werken met de geaggregeerde cijfers voor de gehele organisatie, per business unit of per project. Allemaal functies die met het veel gebruikte Excel niet kunnen of te tijdrovend zijn.

CPM

Corporate Performance Management(CPM) software automatiseert deze processen en maakt het mogelijk om door de gehele organisatie projecten te volgen en te beheren. Dit heeft automatische updates van de projectleider en directe feedback van de controller als gevolg. De verbeterde inzichten en de tijdswinst zullen leiden tot betere en meer accurate inschattingen om de business te ondersteunen.